Communiceren is echt zo makkelijk nog niet. Al helemaal niet als er stress en een complexe situatie bij komt kijken. Hoe communiceer je duidelijk binnen de noodorganisatie? 5 communicatietips.
Noodsituaties kennen een bijzondere dynamiek en stellen bijzondere eisen aan communicatie binnen noodorganisaties.
1. Communiceren binnen noodorganisaties: routine
Aandacht aan interactie tussen hulpverleners onderling besteden is heel belangrijk. Het is verstandig specifieke oefeningen die uitsluitend en alleen over communicatie gaan in te lassen. Het gebruik van de portofoon, de manier van berichtgeving, de te gebruiken termen: het moet routine zijn.
2. Bereid communicatie voor
Vaak wordt vergeten wat de interactie van en tussen andere partijen in de noodorganisatie is. Weet de directeur in het crisisteam wat er bedoeld wordt als u zegt dat er een CoPI wordt ingericht door de brandweer? Weet de telefoniste van het bestaan van de BHV of het crisisteam? Elke groep die in de noodorganisatie een rol speelt, moet worden getraind. Bij sommige groepen is communicatie het hoofddoel, denk dan aan de meldkamer, receptiemedewerkers of de telefooncentrale. De BHV zal vaak rapporteren aan een crisisteam. Als dit het geval is moet deze interactie zijn getraind.
3. Stel spelregels op
Hoe kan nu voorkomen worden dat tijdens een noodsituatie fouten ontstaan in communiceren binnen noodorganisaties? Stel spelregels op!
- Wees kort en duidelijk
- Geef concrete en specifieke informatie
- Geef de context aan
- Gebruik bekend jargon
- Koppel terug.
4. Geef specifieke informatie
Concrete en specifieke informatie zijn nodig om een beeld compleet over te brengen. Als u doorgeeft ‘we hebben hier een aantal lichtgewonden’, geeft u weinig specifieke informatie. Beter zou bijvoorbeeld zijn: ‘er zijn drie lichtgewonden, ziekenhuisopname niet nodig’.
5. Gebruik korte, duidelijke aanwijzingen
Niet voor iedereen is communicatie even gemakkelijk. Professionele hulpverleners worden hierop getraind. Een opdracht bij de brandweer kan bijvoorbeeld luiden: ‘Hier naar binnen, rechtsom verkennen, hier terugmelden.’ Prachtige volzinnen horen niet thuis in crisiscommunicatie. Formuleer kort en bondig en filter informatie. Geef alleen die informatie die de ontvanger nodig heeft.
Bron: Gids Bedrijfshulpverlening 2016: H 15
> Meer weten over BHV en ontruimen? Bestel Gids Bedrijfshulpverlening 2016 (drs. A. Zanders) bij uitgeverij Vakmedianet.
> Lees ook Draaiboek ontruiming maken: 6 oefentips
