Elk evenement heeft de verantwoordelijkheid tegenover het publiek en deelnemers om in geval van onvoorziene gebeurtenissen adequaat op te treden. Om dit te bevorderen is in veel regelementen opgenomen dat er een veiligheidsfunctionaris dient te zijn die m
Doel is dat in ieder geval één persoon binnen de organisatie zichbewust met dit veiligheidsaspect bezig houdt. Het is aan te bevelen dat iedere organisatie op initiatief en onder leiding van de veiligheidsfunctionaris een veiligheidsplan opstelt.
Een dergelijk plan kan per evenement sterk verschillen.Het is daarom onmogelijk om een standaard plan op te stellen. Bovendien is het van belang dat elke organisatie zelf goed nadenkt over haar organisatie en over de specifieke risico’s van het evenement.
Om de veiligheidsfunctionaris een richtlijn te bieden hierbij een aantal elementen die in eenveiligheidsplan kunnen voorkomen, en wat oplossingsrichtingen hoe dit element ingevuld kan worden.
Elementen veiligheidsplan
1. Structuur organisatie / verantwoordelijkheden
Definieer duidelijk wie welke beslissing neemt (bijvoorbeeld bij afgelasten evenement in verband met weer, ontruimen publieksterrein, inroepen medische hulp /ambulance, etc.)
Benoem concrete personen, wie (namen) en op welke wijze (concretetelefoonnummers) deze bereikbaar zijn (b.v. centrale veiligheidscoördinator,medische coördinator, wedstrijdleider, hoofd jury, voorzitter organisatie).
Zorg dat deze contactinformatie voor iedereen beschikbaar is. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld geplastificeerde telefoonlijstjes (kort, max. 5 namen)
2. Communicatie binnen organisatie
Bedenk hoe je het evenement bemant. Denk aan bootjes op en langs de baan, baancommissarissen, artsen, EHBO, ‘ogen langs de baan’ (vlotbemanning,tussenposten etc.)
Markeer eventueel belangrijke posten op een kaartje met posities (ookplastificeren en uitdelen?)
Bedenk hoe de hoofdverantwoordelijken deze mensen kunnen bereiken viaportofoon of telefoon en omschrijf dit inclusief telefoonnummers (zorg voor up todate telefoonlijst). Op deze manier heb je overal ogen langs de baan.
Bedenk hoe deze mensen andersom weer de hoofdverantwoordelijken kunnen bereiken (korte geplastificeerde kaartje)
3. Informatie aan deelnemers / publiek
Zorg dat duidelijk is hoe publiek geïnformeerd kan worden over eenveiligheidssituatie. Voor bijvoorbeeld een langeafstandswedstrijd met deelnemers verspreid over een groter gebied moet je ook een informatieplan maken. Cruciaal is dat de organisatie in staat is om alle deelnemers in korte tijd te bereiken.
Procedures
Probeer niet alle mogelijke voorvallen te voorspellen en helemaal met ingewikkelde procedures dicht te timmeren. Bovenstaande organisatie is het belangrijkst. Toch zijn er een aantal voor de hand liggende voorvallen die doorgedacht dienen te worden. Bovendien is dit een goede oefening om te bedenken of je organisatie op deze voorvallen adequaat kan handelen.
Weer
Zorg dat je een goede informatiebron hebt die zowel in plaats als in tijd nauwkeurige informatie kan geven, bijv. Meteoconsult. Zoek van tevoren nummers uit. Print ook van tevoren het weerbericht van internet.
Analyseer welke weeromstandigheden beperkend zijn voor het evenement. Bedenk of je het complete terrein kan overzien. Zo niet, communiceer dit dan duidelijk en wijs op de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemers.
Ongevallen
Bedenk wie hulp kan bieden (motorboot in de buurt, rescueteam, brandwachten, EHBO, ambulance). Bedenk hoe je deze hulp mobiliseert en hoe deze hulp bereikbaar is. Is het terrein bereikbaar voor hulpdiensten (denk aan toegangswegen, hekken enz.)?
Is er een auto van de organisatie beschikbaar voor vervoer onderkoelden naar een warme plaats?
Openbare orde
Overweeg wat je gaat doen als bijv. door drankmisbruik of door ongevraagde bezoekers dreigt dat de situatie uit de hand loopt. Overweeg vooraf wanneer je de politie inschakelt. Mogelijk eerst nog in de hand houden via beveiligingsdiensten.
Het is vaak verstandig om vooraf met gemeente en hulpdiensten het evenement te bespreken.
[Bron: KNRB – Richtlijn veiligheid voor evenementen, januari 2006]
