Voldoen aan regels of verlagen van risico’s?

Brandveiligheid is een essentieel aspect van veilig gebruik van allerlei soorten gebouwen en woningen, maar het belang ervan is zelfs nog groter in zorginstellingen. Deze instellingen bieden namelijk onderdak aan kwetsbare bewoners, zoals ouderen of mensen met een verstandelijke- of lichamelijke beperking. Daarnaast vindt huisvesting vaak plaats in oude(re) gebouwen met grote brandcompartimenten. Bij een brand kan de impact daardoor verwoestend zijn voor de bewoners en medewerkers.

Bij de zorginstelling Amsta staat brandveiligheid dan ook hoog op de agenda. Amsta is deelnemer van het convenant Brandveiligheid in Zorginstellingen 2.0 dat in 2021 in de Amsterdamse regio is afgesloten. Traditioneel werd brandveiligheid benaderd vanuit een regelgerichte invalshoek, waarbij voldoen aan de wettelijke eisen en voorschriften centraal stond. Hoewel dit een belangrijke basis vormt, hebben incidenten in zorginstellingen in het verleden aangetoond dat het belangrijk is om een verschuiving te maken naar een meer risicogerichte benadering, waarbij ook rekening wordt gehouden met de specifieke risico’s binnen de zorginstellingen. Het voldoen aan wettelijke eisen is geen garantie voor brandveilige zorglocaties.

Van regels naar risico’s

In het Zorgconvenant, ondertekend door meerdere care- en cure-instellingen is het commitment gegeven om hieraan te werken. Het ontwikkelen en implementeren van een effectief (brand)veiligheidsmanagementsysteem is een essentieel onderdeel van de overgang van regels naar risico’s. Een brandveiligheidsmanagementsysteem volgt de PDCA-cirkel (Plan-Do-Check-Act) als kwaliteitsregelkring. Voordat de verschillende schakels van deze methode worden toegelicht, wordt eerst kort ingegaan op de algemene risico’s en uitdagingen in een zorginstelling.     

Risico’s en uitdagingen in een zorginstelling

Zorginstellingen hebben specifieke risico’s waarmee bij het brandveiligheidsniveau rekening gehouden dient te worden. Als eerste zijn veel bewoners fysiek beperkt, waardoor snel evacueren moeilijk kan zijn. Daarnaast hebben sommige bewoners een cognitieve beperking, waardoor zij minder of niet in staat zijn om een brandgevaarlijke situatie te herkennen of om zichzelf in veiligheid te brengen. Of er is behoefte aan speciale hulpmiddelen in de persoonlijke zorg, zoals een evacuatiestoel, waardoor reacties op branddreiging anders kunnen verlopen.

Dit alles heeft invloed op zorgmedewerkers om een succesvolle evacuatie uit te voeren. Hierdoor moeten soms noodzakelijk keuzes worden gemaakt, wanneer het bijvoorbeeld aankomt op ontruiming. Belangrijke vragen zijn of enkel een compartiment ontruimd moet worden, ook nabijgelegen compartimenten of zelfs het volledige gebouw? Hoe lang duurt het voordat de brandweer op locatie is? Hoeveel tijd is er nodig om alle fysieke en/of cognitief beperkte mensen in veiligheid te brengen? Dit zijn allemaal vragen die van belang zijn bij het organiseren van brandveiligheid in een zorginstelling. Bijkomend risico is dat in een zorginstelling vaak brandbare materialen staan, zoals medische apparatuur, zuurstoftanks en brandbare chemische stoffen. Ook zijn elektrische apparaten en systemen continu in gebruik, waardoor de kans op een brand kan toenemen.

Voordelen risicogericht werken

De verschuiving van een regelgerichte aanpak naar een risicogerichte benadering, gefaciliteerd door de infrastructuur van een brandveiligheidsmanagementsysteem, biedt Amsta verschillende voordelen.

Amsta heeft circa 30 locaties, met elk – afhankelijk van de bewonersgroep – haar eigen unieke risico’s en uitdagingen. Met een risicogerichte aanpak kunnen brandveiligheidsmaatregelen worden afgestemd op de specifieke behoeften en risico’s van elke locatie. Dit zorgt voor een effectievere en efficiëntere inzet van middelen en maatregelen.

Daarnaast stimuleert risicogericht werken een proactieve benadering van brandpreventie. Door potentiële risico’s in kaart te brengen en preventieve maatregelen te nemen, kunnen brandveiligheidsincidenten worden voorkomen.

Ook sluit de risicogerichte benadering goed aan bij een cultuur van continu verbeteren. Door periodiek risicoanalyses uit te voeren en de effectiviteit van genomen maatregelen te evalueren, kan Amsta haar brandveiligheidsbeleid voortdurend verbeteren en aanpassen aan veranderende omstandigheden.

En het belangrijkste voordeel: door te werken met een veiligheidsmanagementsysteem krijgt Amsta alle aspecten van brandveiligheid methodisch in de hand, zodat niet elke tekortkoming van een individuele brandveiligheidsfactor leidt tot een te laag totaalniveau. Onderscoren op één aspect kan acceptabel zijn door overscoren op een ander.

Brandveiligheidsmanagementsysteem

Een regelgerichte benadering van brandveiligheid kan leiden tot een checklist-mentaliteit, waarbij alleen aan de minimale eisen uit regelgeving wordt voldaan. Zonder rekening te houden met unieke situaties en risico’s die zich kunnen voordoen binnen een zorginstelling.

Het risicogericht werken daarentegen is gebaseerd op het identificeren, beoordelen en beheersen van specifieke risico’s binnen Amsta. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals de populatie, gebouwstructuur, de aanwezigheid van brandbare materialen, de beschikbaarheid van vluchtwegen en bijvoorbeeld de opleiding van het personeel. Deze benadering vereist een meer proactieve houding ten opzichte van brandveiligheid en stimuleert het continu verbeteren van de brandveiligheidsmaatregelen. Daarnaast zorgt het er voor dat brandveiligheid meer op de werkvloer ‘beleefd’ wordt: dus ook in het zorgteam, naast een afdeling Facilitair of een Team Vastgoed.

Het brandveiligheidsmanagementsysteem binnen Amsta is gebaseerd op de PDCA-cyclus en start met een compliancy-register en een beleidsverklaring. Zoals in figuur 1 te zien is het Brandveiligheidsmanagement opgebouwd uit de volgende 6 onderdelen:

1. Compliancy-register (waaraan moeten we voldoen?).
2. Beleidsverklaring (wat zijn onze ambities en spelregels?).
3. Plan-element (hoe organiseren en plannen we het werk?); organisatie- en beleidsplan, risico-inventarisatie- en evaluatie.
4. Do-element (hoe doen we de uitvoering van het werk?); veiligheidsscan, vormgeving BHV-noodorganisatie.
5. Check-element (hoe evalueren en meten we de prestaties?); auditing, Kritische Prestatie Indicatoren.
6. Act-element (hoe komen we tot structurele verbetering?); directiebeoordeling en verbeterplan, communicatie stakeholders.

Risico-evaluatie binnen de zorginstelling

Een element in de Plan-fase van het brandveiligheidsmanagementsysteem is het inventariseren en analyseren van brandveiligheidsrisico’s binnen Amsta. Deze risicomethodiek voor het identificeren van specifieke brandveiligheidsdreigingen of -gevaren, bestaat uit de onderstaande stappen/processen, zoals ook te zien is in de schematische weergave in figuur 2:

1. (Nul)meting gebouw en gebruik.
2. Check op extra dreiging/gevaar.
3. Toets aan risicomatrix Amsta (1).
4. Overweging extra maatregelen.
5. Toets aan risicomatrix Amsta (2).
6. Implementatie en beheer maatregel.

Stap 1

De eerste stap is het uitvoeren van een brandveiligheidsscan. Deze geeft inzicht in de functionaliteit en het feitelijk gebruik van de gebouwen van Amsta. Specialisten voeren de scan uit, waarbij ze specifiek kijken naar de gebouwen en de doelgroep die er gehuisvest is waardoor onder andere een WARR-kwalificatie kan worden opgesteld. Hiermee ontstaat er op locatieniveau inzicht in de zelfredzaamheid van cliënten in geval van een evacuatie. Het staat voor:

• Waarschuwen (zelfstandig ontruimen).
• Assisteren met behulp van 1 ontruimer binnen.
• Redden met behulp van 1 ontruimer binnen.
• Redden met behulp van 2 ontruimers.

De uitkomsten van de brandveiligheidsscan worden gehouden tegen het compliancy-register.

Stap 2

Belangrijk bij het risicogericht werken is de check op de ‘extra’ dreigingen. Binnen de gebouwen van Amsta wordt onderzocht welke extra dreigingen van toepassing zijn. Dit gebeurt op basis van een overzicht van de 20 grootste brandveiligheidsdreigingen in zorginstellingen (o.a. roken, koken en drogen). Dit overzicht is gebaseerd op brede, maar algemene incidentstatistiek van zorginstellingen. Naarmate er langer gewerkt wordt met het brandveiligheidsmanagementsysteem en goede (brandveiligheids-)incidenten registratie plaatsvindt, kan de toets op extra dreigingen worden aangevuld. Het doel van deze stap is het toegroeien naar risico gestuurd werken.

Stap 3

De specifieke risico’s voor brandveiligheid van de cliënten-doelgroepen in de gebouwen worden geïnventariseerd en getoetst aan de risicomatrix. De (extra) dreigingen kunnen worden getoetst op basis van waarschijnlijkheid en impact. De risico’s kunnen vervolgens worden geclassificeerd in verschillende categorieën (laag, matig, hoog), om prioriteit te geven aan de aanpak. Via toetsing wordt de mate van acceptatie van bepaalde risico’s bepaald en de noodzaak van mogelijk aanvullende maatregelen om veiligheid voor een doelgroep te verbeteren.

Stap 4

Wanneer een risico bij classificatie (te) hoog scoort op waarschijnlijkheid en/of impact, dan kan dit aanleiding zijn om extra maatregelen te bepalen. De maatregelen kunnen bouwkundig, installatietechnisch of organisatorisch van aard zijn. En maatregelen kunnen gericht zijn op het verkleinen van de kans dat een brand zich manifesteert of beperking van het negatieve effect van een brand: slachtoffers, schade, reputatie, enzovoort.

Stap 5

Het vastgestelde risico kan opnieuw worden beoordeeld aan de hand van de risicomatrix van Amsta, nadat de genomen maatregelen zijn vastgesteld. Hierdoor kan de effectiviteit van de vastgestelde maatregel worden beoordeeld. Door het nemen van extra maatregelen kan de ‘score’ van het risico omlaag, waardoor de impact bijvoorbeeld zakt van ‘hoog’ naar ‘matig’.

Stap 6

Tot slot volgt de implementatie en beheer van de maatregel. Op basis van de beoordeling en besluitvorming van de voorgaande stappen volgt selectie van de beste aanvullende maatregel of maatregelen. Om implementatie te borgen kan een implementatieplan worden opgesteld. Hierin zijn bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, tijdslijnen en benodigde middelen opgenomen. De maatregelen worden uitgevoerd en regelmatig gemonitord, om er zo voor de zorgen dat de maatregelen effectief blijven en kunnen worden aangepast wanneer nodig.

Brandveiligheid implementeren in een zorginstelling

Een belangrijke overgang en een van de grootste uitdagingen bij het risicogericht werken is dat de werkwijze goed wordt overgebracht naar de werkvloer. Hier moet het goed beleefd worden. Binnen Amsta zijn voorbereidingen gestart voor de daadwerkelijke implementatie van het brandveiligheidsmanagementsysteem. Hiervan zijn de stappen op hoofdlijnen als volgt: 

1. Zorgen dat de ‘tafels van overleg en besluitvorming’ binnen Amsta het thema brandveiligheid op de juiste wijze kunnen bespreken.
2. Zorgen dat het managementsysteem voor brandveiligheid en de losse elementen daarvan in de bedrijfsvoering van Amsta kunnen worden opgenomen, en er voor besturing en besluitvorming mee kan worden gewerkt.
3. Zorgen dat de medewerkers binnen Amsta over het proces worden geïnformeerd, en waar aan de orde, hun werk kunnen doen op basis van het managementsysteem en de elementen.

Deze stappen moeten er op termijn voor zorgen dat het brandveiligheidsmanagementsysteem en de daarbij behorende werkzaamheden succesvol in de werkprocessen op de werkvloer worden opgenomen.

Conclusie

Met het brandveiligheidsmanagementsysteem heeft Amsta een gestructureerde aanpak om brandrisico’s te identificeren, te beoordelen en beheersen. Door het implementeren van preventieve maatregelen, het naleven van regelgeving, het bevorderen van bewustwording en risicogericht werken. Om hiermee de veiligheid van bewoners, cliënten, bezoekers en medewerkers zo goed mogelijk te waarborgen. Brandveiligheid is immers van het grootste belang in zorginstellingen, waar mensen vaak afhankelijk zijn van anderen voor hun veiligheid.

Kees Kappetijn, adviseur Kappetijn Safety Specialists

Niels Sekeris, adviseur Kappetijn Safety Specialists

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking tussen de projectgroep Brandveiligheid Zorgconvenant2.0 met vertegenwoordigers vanuit Amsta Facilitair, Vastgoed en Clustermanagers (www.amsta.nl) en adviseurs van Kappetijn Safety Specialists (www.kappetijn.eu).